1. Cuáles   son las funciones básicas de una Cámara de Comercio?  

Representar los intereses generales de todos los comerciantes e industriales ante el gobierno y ante los comerciantes mismos. Llevar el registro público mercantil de todo el comercio y certificar. sobre los actos y documentos en él inscritos (Art. 86 del Código de Comercio). Llevar el registro público de proponentes, es decir, de las personas que aspiran a celebrar contratos con las entidades del Estado a cualquier nivel territorial (Artículos 22 y 79 de la Ley 80/93). Llevar la inscripción de entidades sin ánimo de lucro, cooperativas, fundaciones, juntas de acción comunal, cooperativas, fondos de emplea- dos y asociaciones mutuales. Promover el desarrollo de la región que le corresponde. 

 2.    Quiénes conforman las Cámaras de Comercio?

Toda Cámara de Comercio está conformada por los comerciantes matriculados y los comerciantes afiliados. 

 Matriculados

Son todos los comerciantes, personas naturales y jurídicas (sociedades), quienes, por ejercer el comercio, están obligados por la ley a tramitar su matrícula y la de sus establecimientos de comercio e inscribir los actos y documentos sujetos a registro.  

 Afiliados

Son aquellos comerciantes que, además de cumplir con la obligación anterior, voluntariamente solicitan su afiliación a la Cámara de Comercio, para disfrutar de algunos servicios especiales mediante el pago de una cuota adicional. Igualmente obtienen el derecho a elegir y ser elegidos como miembros de la Junta Directiva.  

3.  ¿Quiénes son comerciantes?   

Según el Código de Comercio, son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles, como por ejemplo:  

• Las que procesan los productos industriales

• Las que los transportan por vía marítima, aérea o terrestre, es decir, las empresas transportadoras.

• Las que los adquieren para venderlos o comercializarlos.

• Las que manejan el dinero, o sea, las entidades financieras.

• Las que contribuyen a la circulación de los productos como auxiliares, o sea los servicios.

• Los que construyen edificios y obras de ingeniería, o sea, los constructores.    

Todas estas actividades, efectuadas con ánimo de lucro y en forma permanente, convierten a quienes las ejecutan, en comerciantes.  

 4.    ¿Cómo se divide el Registro Mercantil?

Según el Código de Comercio, el registro se divide en dos grandes ramas:   

1. La matrícula de las personas naturales comerciantes, de las sociedades mercantiles regularmente constituidas, así como de los establecimientos mercantiles pertenecientes a las personas naturales o jurídicas o a los socios y comuneros de los entes sin personalidad. La matrícula se refiere, en consecuencia, tanto a una persona, el comerciante Individual o colectivo, como aun bien, el establecimiento mercantil. 

2. La inscripción de los libros de comercio en blanco y de los documentos públicos y privados en los que consten actos unilaterales de voluntad, contratos y decisiones de autoridad competente sujetos a esta formalidad según la ley. 

Las personas, bienes, actos y contratos sujetos a registro son los siguientes: Personas: Comerciantes, sociedades comerciales, instituciones financieras, sociedades civiles, empresas asociativas de trabajo, fondos de pensión de jubilación e invalidez. Entes sin personalidad: sociedades de hecho comerciales, comunidades organizadas comerciales y establecimientos mercantiles. Documentos: contratos, actos unilaterales, providencias judiciales y administrativas y actas de posesión de cargos públicos. Libros de comercio: Libros de contabilidad: mayor, caja diario,  inventarios y balances; Libros de actas y de socios.    

5.  Cuáles son las finalidades del Registro Mercantil? 

Así como existe un código de tránsito, un código laboral, un código civil, también existe el código de comercio que regula todo lo que tiene que ver con la actividad comercial.    

Todo comerciante tiene la obligación de inscribirse en Registro, obteniendo con ello los siguientes beneficios:   

• Se da publicidad al comerciante ya sus establecimientos comerciales, así como a los documentos sometidos a registro. Con ello se le da garantía a otras personas y al mismo comerciante sobre su actuación como tal.

• En relación con los libros de comercio (contabilidad, actas y registro de socios o accionistas), su inscripción busca proporcionar una garantía relativa de veracidad sobre lo que en ellos se copie o asiente.

• Se protege el nombre comercial del establecimiento (solo en la jurisdicción de la Cámara). Es decir, la Cámara de Comercio debe abstenerse de matricular un establecimiento con el mismo nombre de otro ya registrado.

• El registro facilita la prueba de los documentos en él inscritos, mediante certificaciones expedidas por la Cámara de Comercio.    

La Cámara de Comercio, en ciertos casos, podrá legítimamente rechazar el registro de un acto o documento cuando éste presente algún vicio de ilegalidad formal.      

6.    ¿Quiénes se matriculan en la Cámara de Comercio?

• El comerciante como persona natural, es decir, individualmente. Las sociedades o personas jurídicas (constituidas mediante escritura pública)

• Los auxiliares de los comerciantes, tales como: los comisionistas, corredores, agentes, factores de comercio y representantes de firmas nacionales o extranjeras.

• Los empresarios que aspiran a contratar con el Estado, según la Ley 80 de 1993.

• Las sociedades de economía mixta y las empresas industriales y comerciales del Estado.

• Los establecimientos de comercio (no hacemos referencia al local comercial).

• Las sucursales o agencias de las sociedades comerciales. los fondos de pensiones Jubilación e invalidez. 

7.    ¿Quiénes no se matriculan en la Cámara de Comercio?

• Los artistas y los talleres para confeccionar sus propias obras. Esto es distinto de quienes comercian con obras de arte, los cuales deben, efectuar su matrícula mercantil.

• Los profesionales y sus oficinas o consultorios destinados a realizar su profesión. Esto es distinto a montar una empresa para realizar su profesión mediante la contratación de más profesionales.  

En este último caso, también se debe matricular. Los agricultores y sus depósitos donde almacenan su propia cosecha para distribuirla en el mercado. Esto es diferente a montar una compraventa de productos agrícolas, la cual se debe matricular.    

8. ¿Cuándo se deben matricular los comerciantes en la Cámara de Comercio?  

 La matrícula debe solicitarse dentro del mes siguiente al momento en que se comienza la actividad mercantil, así:

• Las personas naturales, dentro del mes siguiente al momento en que se iniciaron en los negocios.

• Las personas jurídicas o sociedades, dentro del mes siguiente ala fecha de la escritura de constitución o del permiso de funcionamiento.

• Los establecimientos de comercio también se deben matricular dentro de los 30 días siguientes de su apertura. 

9.   ¿Después de matricularse cesan las obligaciones con la Cámara de Comercio?

NO.   La matrícula debe ser renovada anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. Además, el comerciante debe informar sobre cualquier cambio en los datos suministrados inicialmente en la matrícula, con el fin de tenerlos en cuenta en su registro. Los cambios más comunes son: dirección, nombre comercial, actividad comercial, propietario, cierre del negocio, etc.  

Estos cambios se deben informar inmediatamente a la Cámara de Comercio porque no hacerlo podría generar una serie de inconvenientes al comerciante matriculado. Por ejemplo, si no informa el cierre de un negocio o su retiro de la actividad comercial, la matrícula continuará vigente y por tanto deberá ponerse al día en el pago de su renovación anual hasta el momento que decida cancelarla. 

10.¿EI comerciante puede matricularse en cualquier Cámara de Comercio del país? 

 NO.  Cada Cámara de Comercio tiene una jurisdicción asignada por el gobierno. Por tanto, el comerciante, de acuerdo con el domicilio donde desarrolla su actividad comercial, debe matricularse en la Cámara correspondiente a su jurisdicción. Si posee negocios en más de un municipio, debe consultar si éstos corresponden a diferentes Cámaras y en este caso debe efectuar la matrícula de cada negocio de acuerdo con la jurisdicción de cada Cámara.     

11.   ¿ Cómo se realiza la matrícula mercantil, su renovación anual y la inscripción de otros documentos?  

Se diligencia el formulario y se presenta en la Sede Principal de la Cámara de Comercio o en cualquiera de las sedes seccionales en los municipios donde se efectúa la liquidación y se recibe el dinero que debe pagarse por la matrícula o por la renovación. Usted también puede consultar telefónicamente su liquidación llamando a las sedes de la Entidad.     

En los lugares anteriormente mencionados, le indicarán el procedimiento para el trámite de otros documentos, tales como:

• Cambio de Dirección.

• Cambio de propietario.

• Cancelacion de Establecimiento de Comercio.

• Cancelación de la matrícula mercantil. 

Siendo el registro un acto público, la falsedad en los datos será sancionada conforme al Código Penal y la Cámara de Comercio estará obligada a llevar la denuncia correspondiente.  

A cada comerciante, sucursal o establecimiento matriculado, se le abre un expediente en el cual se archiva por orden cronológico, las copias o documentos que se registró  

12.   ¿Qué es el Registro Único de Proponentes?  

El 28 de octubre de 1994 comenzó a regir el Registro Único Nacional de Proponentes, el cual es llevado a cabo por las Cámaras de Comercio por expresa disposición de la ley 80 de 1993, y consiste en la inscripción, clasificación y calificación de todas las personas naturales y jurídicas que aspiran a celebrar contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles con el Estado. 

Esta inscripción la realiza el Proponente diligenciando el formulario adoptado por el gobierno al cual se le anexan los documentos en él señalados.    

La clasificación y la calificación la hacen por si mismos los proponentes que se registran de acuerdo con los criterios consagrados en el decreto 1584 de 1994, a saber: experiencia, capacidad financiera y técnica, organización y disponibilidad de equipos.     

La entidad contratante se reserva el derecho de verificar dicha información la cual irá contenida en los certificados que la Cámara de Comercio expedirá. El registro tiene una vigencia de un (1) año y se debe renovar anualmente dentro del mes anterior al vencimiento, de lo contrario cesarán los efectos de la inscripción. Sin embargo, se puede modificar, actualizar o cancelar cuando se estime conveniente.    

Los registros mercantil y de proponentes han alcanzado en las cámaras el más alto nivel de eficiencia. Mediante la modernización constante de sus equipos de sistemas, la Cámara ofrece una labor coordinada y funcional, que permite atender en forma eficaz la demanda del sector empresarial. La oportunidad en la entrega de los certificados requeridos y la alta confiabilidad de la información encomendada al registro público de comercio, son resultado de la innovación permanente en materia de atención a los usuarios.    

13.   Obligaciones de los Comerciantes

• Matricularse en el registro mercantil

• Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos sobre los cuales la ley exija esta formalidad.

• Llevar la contabilidad de sus negocios.

• Conservar la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios.

• Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago de sus obligaciones.

• Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.